Privacyverklaring Hurtak & Roodhorst notarissen, Hillegom (versie mei 2018)

Contactgegevens Hurtak & Roodhorst Notarissen

Hurtak & Roodhorst Notarissen is een maatschap van de notarissen mr. A.T.E. (Albert) Hurtak en mr. A.J. (Arjan) Roodhorst, kantooradres Van den Endelaan 9, 2182 ES Hillegom, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 27366071. Contactpersoon gegevensbescherming: A.T.E. (Albert) Hurtak. E: info@HRnotarissen.nl. T: 0252-520850.

Onze dienstverlening

Wij vragen uw persoonsgegevens alleen op voor het opmaken notariële akten, om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen of het uitvoeren van opdrachten voor advies, overige dienstverlening of voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven. Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. De wet verplicht notarissen tot:

• geheimhouding;
• vaststelling van de identiteit van clienten aan de hand van een legitimatiebewijs, vermelding van gegevens daarvan en persoonsgegevens in notariele akten.
• het eeuwig bewaren van notariele akten, die nadien niet mogen worden gewijzigd.
• het inschrijven van sommige akten en persoonsgegevens in openbare registers, bijvoorbeeld: hypotheken en leveringen in het kadaster, gegevens van ondernemingen in het handelsregister, testamenten, bepaalde samenlevingscontracten en schenkingsakten, in het Centraal testamentenregister.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens geldt ten aanzien van de verwerking:

• Afgifte legalisatie handtekening. Doel en rechtsgrond van de verwerking: vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen, uitvoering van een opdracht.
• Afgifte afschrift. Doel en rechtsgrond van de verwerking: vastleggen, raadplegen ten behoeve van het waarmerken van een kopie document, uitvoering van een opdracht.
• Advisering. Doel en rechtsgrond van de verwerking: Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening niet leidend tot het opstellen van een authentieke akte, bijvoorbeeld advisering, vastleggen overeenkomsten en werkzaamheden inzake nalatenschappen, uitvoering van een opdracht.
• Afgifte kopieen onderhandse stukken en afrekeningen. Doel en rechtsgrond van de verwerking: wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, zoals het verzamelen, vastleggen, gebruiken van gegevens voor de financiële administratie en de kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen.

Bron van verwerkte persoonsgegevens en doorgeven van persoonsgegevens

Verwerking van persoonsgegevens door ons verkregen van derden en/of verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden geschiedt uitsluitend als dat wettelijk verplicht is, als dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren, of in uw opdracht. De bron van die gegevens, respectievellijk de derden aan wie wij persoonsgegevens verstrekken zijn, alles voor zover van toepassing:

A. openbare registers zoals Kadaster, Basisregistratie Gebouwen, Centraal Insolventieregister, Curatele- en bewindregister, Verificatie Identificatie Systeem, handelsregister en huwelijksgoederenregister.

B. Basisregistratie personen, aandeelhoudersregister en overeenkomsten.

C. makelaar, accountant, fiscalist, (hypotheek)adviseur, bank, rechtbank, advocaat, deurwaarder, belangenbehartiger, mede erfgenaam, estate-planner, legitimaris, executeur, legataris, schenker, begiftigde bij een schenking, mede-eigenaar, tolk/vertaler, vereniging van eigenaars, gevolmachtigde of zaakwaarnemer.

Al het vorenstaande uitsluitend in verband met een overeenkomst waarin u een (beoogde) partij bent en/of de rechtsverhouding in welke u zich bevindt ten opzichte van de desbetreffende bron of derde. Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk. Notariële akten worden eeuwig bewaard zodat deze persoonsgegevens eeuwigdurend worden bewaard. Voor dienstverlening waaraan geen notariële akte is verbonden, ligt een bewaartermijn van twintig jaar in de rede. Gegevens uit hoofde van een cliëntenonderzoek op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten vijf jaar bewaard worden na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of het uitvoeren van de betreffende transactie. Gedurende de tijd dat een bewaartermijn loopt kan niet worden geeist dat betreffende gegevens uit een administratie worden verwijderd.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Ten aanzien van uw door ons verwerkte persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

• Recht van inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden.
• Recht op rectificatie: indien u meent dat uw gegevens niet correct zijn verwerkt kunt u rectificatie van deze gegevens vragen. Gegevens verwerkt in een notariële akte kunnen niet worden gegewijzigd, anders dan door het opstellen van een nieuwe, aanvullende akte.
• Recht op gegevenswissing (‘vergetelheid’): U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Gegevens verwerkt in een notariële akte mogen niet worden verwijderd.
• Recht op beperking van de verwerking: beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u verzoeken, in afwachting van een door u verzochte rectificatie van persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U kunt verzoeken uw niet in een notariële akte verwerkte persoonsgegevens over te dragen naar een andere dienstverlener. Dergelijke overdrachten zijn op grond van wet- of regelgeving niet altijd mogelijk.

Bij uw verzoek tot inwilliging van een recht moeten wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Mochten uw rechten in strijd zijn met voor notarissen geldende wet- of regelgeving dan zullen wij u hiervan schriftelijk in kennis stellen.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Eventuele klachten over onze verwerking van persoonsgegevens vernemen wij graag van u. Tevens kunt u deze kenbaar maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens op: autoriteitpersoonsgegevens.nl.